Dette indlæg er et betalt indlæg og lavet I samarbejde med den/de omtalte virksomheder og/eller deres produkter. Alle hyperlænker er derfor betalte hyperlænker.

Når du skal afholde en konference eller kursus, er der en række punkter, der bør være på plads – så du sikrer, at din konference forløber som planlagt. HUSET Middelfart har udarbejdet denne tjekliste, der sikrer at du får det optimale ud af din konference eller arrangement. 

Lokation

Det er vigtigt at vælge en lokation, hvor den geografiske placering passer til dine gæster. Er dine gæster primært fra Sjælland, Jylland eller Fyn? Eller måske fra alle dele af landet – så er det vigtigt at finde en lokation, der er nemt at komme til for alle. 

Lokaler

Det er også vigtigt at sørge for, at der er lokaler til alle. Sørg for at konferencecenteret har adgang til mindre grupperum, hvis dit arrangement indeholder gruppearbejde. Det er også en god idé at undersøge om et konferencecenter har mulighed for at dele et lokale op i to rum. Det er også vigtigt at undersøge, om centeret har lokaler, der er store nok til at indeholde alle dine gæster. 

Overnatning

Hvis dit kursus eller konference forløber over flere dage, bør du vælge et konferencecenter, hvor der er mulighed for overnatning – og især med enkeltværelser, så dine gæster føler sig komfortable og kan slappe af i deres eget selskab. 

Omgivelser

Det er en god idé at inddrage naturen i sit arrangement – så det er en god idé at undersøge om konferencecenteret ligger i nærheden af naturen, og om de har mulighed for at hjælpe dig med at kunne inddrage naturen i dit arrangement. 

Inddrag konferencekoordinatorerne

Sørg altid for at få den fornødne hjælp til at skabe de rammer, der fungerer bedst for det arrangement, du skal afholde. Derfor bør du altid vælge en udbyder, der fra start står klar til at hjælpe dig med at videreudvikle på dine ideer og gøre dit arrangement endnu bedre, end først planlagt. 

Mødeforplejning 

Der kan være stor forskel på, hvad en forplejningspakke indeholder, så sørg for at du på forhånd er godt orienteret om din løsning, så du får bestilt alle hovedmåltider, eftermiddagskage og snacks.

Specialkost 

Måske har du gæster med, der lider af allergier, eller nogle gæster, der er vegetarer eller ikke bryder sig om bestemte ting i sin mad. Her er det en god idé at forventningsafstemme med både gæster og konferencecenter, så man sikrer sig, at der er mad til alle gæsterne. 

Forventningsafstem med konferencecenteret på forhånd

Det er altid en god idé at få en kontrakt på plads, når der er indgået en aftale med et konferencecenter. Det er også en god idé at lave nogle konkrete guidelines for arrangementet. Det kan blandt andet være en god idé at aftale på forhånd hvad man gør, hvis der kommer afbud til arrangementet eller hvis der kommer lidt flere, end der er booket til. 

Varm velkomst

Når dine deltagere ankommer til dit arrangement, kan de have været undervejs i noget tid og har brug for at orientere sig hurtigt. Sørg for at konferencestedet har kapacitet til at byde dine deltagere varmt velkommen samt hjælpe dem hen til det lokale, som de skal være i. 

Teknik 

Under arrangementet kan det være en fordel med teknikerservice, i tilfældet af at teknikken driller. Det er vigtigt, at der er styr på det hele – uanset om man skal vise en PowerPoint præsentation på den store skærm, have lyd i mikrofonen eller sørge for gæsters forbindelse til internettet. Det er også vigtigt at sikre, at der er styr på det tekniske udstyr når man skal holde konference – det indebærer blandt andet projektor, teleslynge, mikrofoner og converters.  

Onlinedeltagelse

Nogle gange har du behov for at koble onlinedeltagere på mødet og afholde arrangementet som et såkaldt hybridmøde, så nogle gæster kan følge med – eventuelt fra udlandet eller blot deltagere, der er forhindrede i fysisk fremmøde. 

Hold energien høj

Når du afholder møder og konferencer over en eller flere dage, er det en god idé at have adgang til øvelser, der bevarer energien hos deltagerne. Derfor er det en god idé at undersøge om konferencestedet har mulighed for at hjælpe med at planlægge en icebreaker til at indlede dagen med eller en energizer øvelse, der kan bruges, når deltagerne har siddet ned og lyttet i længere tid.

Indeklima

Under mødet er det også vigtigt at sikre sig, at lyset i lokalerne er optimalt, og om der er mulighed for ventilation og andre tiltag, der sikrer et godt indeklima under arrangementet. Et dårligt indeklima skaber ikke et godt arrangement, tværtimod kan det føre til at gæsterne oplever at de har svært ved at koncentrere sig, de får hovedpine og mange andre gener, som man ikke vil have at sine gæster oplever, når de deltager i en konference. 

Evaluering

Efter afholdelsen af konferencen er det en god idé at evaluere med sine gæster – det kan give gode tips i forhold til hvad der eventuelt kan gøres anderledes næste gang.